Claves para la correcta gestión del almacén en restaurantes

Gestión del almacén en restaurantes

La gestión efectiva del almacén en restaurantes y departamentos de F&B es un componente crucial para el éxito operativo y financiero del negocio. Mantener un control adecuado sobre el inventario no sólo garantiza la disponibilidad constante de productos frescos y de calidad, sino que también contribuye a la mejora de la eficiencia en las operaciones, así como a la maximización de los márgenes de beneficio. Sin olvidar otro aspecto fundamental, que es el de la reducción del desperdicio alimentario y todas las ventajas que ello conlleva.

En Manageat conocemos a fondo las repercusiones que puede tener la inadecuada gestión del almacén en la propia gestión del restaurante. Por eso hoy te traemos unos cuantos consejos para que maximices el funcionamiento de esta parte tan esencial de tu negocio, como es el producto.

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Cuáles son las claves en la gestión del almacén en restaurantes

Seguidamente señalaremos algunas claves fundamentales para la correcta gestión del almacén en restaurantes, destacando prácticas esenciales que pueden marcar verdaderamente la diferencia.

Implementar un sistema de inventario centralizado y digitalizado

Es decir, lo más efectivo posible. Has de tener en cuenta que cuanto menos centralizado esté el sistema de gestión, mayor será la probabilidad de cometer errores. Así, el punto de partida para una gestión de almacén efectiva es la implementación de un sistema de inventario eficiente. Existe una amplia gama de tecnologías específicas como los software de gestión de inventario o los sistemas de inventario de códigos de barras, entre otros. La digitalización del almacén a través de una herramienta apropiada facilitará el seguimiento preciso de las existencias, reducirá los errores humanos y proporcionará información en tiempo real sobre el nivel de inventario.

Determinar el punto de pedido

O el stock mínimo de cada producto. Está más que claro que la óptima gestión del almacén en restaurantes pasa por determinar este indicador. Puede parecer algo obvio, pero no todos los negocios gastronómicos siguen esta pauta. Saber cuándo y cuánto hay que pedir de un determinado alimento o producto nos va a ayudar notablemente a no caer en rupturas de stock o, al contrario, encontrarnos con un exceso de inventario. Establecer estos umbrales según el histórico de reservas, los periodos del año y las temporadas, las vacaciones de nuestros proveedores o incluso una eventual crisis de suministros será el mejor camino para mantener un nivel óptimo de existencias.

Gestión del almacén en restauarntes

Apostar por buenas prácticas en la organización y etiquetado del producto

La gestión de almacenes en restauración pasa por llevar una serie de buenas prácticas. Al igual que ocurre con el resto de operaciones, contar con un protocolo definido de buenas prácticas mejorará sustancialmente el desarrollo de las mismas. Volviendo a los almacenes, mantener los productos bien organizados es clave en el día a día del negocio gastronómico. Asignar un lugar específico para cada tipo de producto también es imprescindible; los criterios pueden ser variables, dependiendo de las propias necesidades del tipo de negocio gastronómico. Asimismo, utilizar un sistema de etiquetado claro contribuye a una identificación rápida y precisa de los elementos. Esto no sólo acelera el proceso de búsqueda, sino que también evita pérdidas de tiempo y posibles errores.

La limpieza y la seguridad del almacén son fundamentales

Otro de los puntos clave en la gestión del almacén en un restaurante es su limpieza e higiene y su seguridad desde varias perspectivas; ahora lo vemos. Para optimizar estos factores hemos de tener en cuenta otro aspecto primordial, que es la distribución del almacén. Lo que queremos decir es que hemos de colocar el mobiliario, equipamiento y productos de una manera que facilite su limpieza y su mantenimiento. Esto a su vez favorecerá el hecho de que esos productos se conserven mejor. Y por otra parte, hay que pensar bien dónde ubicar el almacén (si tenemos esa opción). Primero, para que no entorpezca las operaciones e interfiera en el trabajo del personal. Y segundo, para que no esté a mano de clientes o terceras personas que puedan dañar, manipular o incluso alterar los alimentos. Así estaremos garantizando una mayor seguridad alimentaria en nuestro establecimiento.

Supervisar frecuentemente la rotación de inventario

La rotación adecuada de inventario es otro de los factores que garantiza que los productos más antiguos se utilicen primero. Como ya sabemos, esto previene la caducidad de los alimentos perecederos y, de paso, minimiza las pérdidas. Establecer el tan clásico como eficaz método FIFO (PEPS en español) será siempre muy beneficioso. EL LIFO (UEPS) no se utiliza tanto en restauración, debido, como es lógico, a la naturaleza. Sin embargo, puede servir puntualmente; por ejemplo, para productos no perecederos como utensilios de limpieza.

Almacén de restauarnte

Realizar auditorías periódicas

La supervisión del inventario conlleva igualmente realizar auditorías periódicas del estado del almacén. Esto nos ayudará a identificar posibles desviaciones y corregirlas con agilidad. De este modo, mantendremos la precisión de los registros. Porque, recordemos, aunque tengamos la gestión del almacén completamente digitalizada siempre conviene que la respalde la supervisión humana.

Llevar un control detallado de la relación con los proveedores

Mantener una comunicación abierta y colaborativa con los proveedores es crucial. Y hablamos de una comunicación que vaya más allá de la que se nos exige en los APPCC. Establecer relaciones sólidas permite negociar términos más favorables, recibir actualizaciones sobre la disponibilidad de productos y coordinar entregas de manera más eficiente. Igualmente, registrar todas las incidencias con proveedores, así como contar con más de un proveedor para cada producto puede facilitarnos la vida en situaciones inesperadas.

No descuidar la formación del personal

También en almacén, sí. Como siempre, en Manageat hacemos hincapié en este aspecto de la formación porque nos parece un pilar fundamental en la gestión de un negocio gastronómico. En realidad, de cualquier empresa. Un equipo bien capacitado es un activo incalculable en la gestión del almacén en restaurantes. Proporcionar formación regular sobre las políticas, procedimientos y protocolo de buenas prácticas del almacén, así como sobre el manejo de las tecnologías de inventario implementadas, contribuye a la eficiencia de las operaciones y minimiza sustancialmente los errores.

En definitiva, la correcta gestión del almacén en restaurantes es un factor crítico para el éxito a largo plazo. Al seguir estas prácticas, restaurantes, negocios gastronómicos y departamentos de F&B optimizarán el flujo de inventario, mejorarán la eficiencia operativa y, en última instancia, ofrecerán una experiencia gastronómica excepcional a sus clientes.

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