Domina la gestión de la restauración en eventos con estos consejos

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La gestión de la restauración en eventos difiere considerablemente de la gestión de un restaurante o departamento de F&B de otros negocios gastronómicos. Los eventos pueden ser de carácter muy variado, y tan sólo confluir en algunos aspectos, los menos. Por eso, hoy en Manageat, tus expertos en la gestión de cualquier negocio gastronómico, vamos a intentar poner sobre la mesa algunos consejos para facilitarte la gestión de la restauración en eventos o cualquier otro tipo de celebraciones. Esperamos poder ayudarte.

gestión de la restauración en eventos

Algunos consejos para acertar con la gestión de la restauración en eventos

La celebración de una boda tiene poco o nada que ver con una jornada de conferencias o reuniones de empresa. No es lo mismo celebrar el evento en tus propias instalaciones, que tener que tirar de catering debiendo así emplatar y servir en un espacio alternativo. De ahí que se necesite un equipo con actitud receptiva, cierta amplitud de miras, flexibilidad y creatividad para una correcta gestión de la restauración en eventos. La persona encargada de eventos y celebraciones, si la hay, tendrá que ponerse a trabajar con el director del departamento de F&B del hotel o restaurante. Y decidir, según las necesidades y particularidades específicas de cada celebración, cómo se desarrollará el servicio de restauración requerido.

Recopila la información que puedas sobre el evento

La información es clave para la gestión de cualquier actividad, empresa o departamento. Tener de antemano todo aquello que pueda servirnos para una planificación óptima del evento. Resulta incuestionable saber para ello qué tipo de evento es, cuál es el número de asistentes, y por supuesto, los detalles del menú elegido. Pero además, también será muy útil conocer si dicho evento es más o menos formal, si hay un croquis o distribución de asientos preferido, o si va ligado a un tema central, algo que puede ayudarnos en la decoración del espacio. En resumen, si queremos una buena gestión de la restauración en eventos y celebraciones, planifiquemos con tiempo y basándonos en la información para obtener los mejores resultados.

Conoce bien al personal que trabajará en el servicio de restauración

Si tu negocio gastronómico está especializado en atender eventos, probablemente ya tengas tu propia plantilla e incluso un equipo de extras que cuentan ya con vuestra confianza. Pero es habitual en determinadas celebraciones verse en la obligación de ampliar el personal eventual para poder ofrecer correctamente nuestros servicios durante el evento. Muchas veces se necesitan extras tanto en sala como en cocina. Pues bien, en ese caso, contrátalos con toda la antelación que puedas y tómate tu tiempo en enseñarles vuestra forma de trabajar. Muéstrales cuál es vuestro protocolo, vuestros valores y vuestra filosofía. Y hazles partícipes también de los éxitos. Sobre todo, evita que sientan que simplemente es una jornada de trabajo más, a cobrar y adiós.

Por cierto, hablando de filosofía, ponles como reto mimar al cliente. Y para ello, lo esencial es que la comida les llegue perfecta. En el tiempo adecuado, con el sabor apropiado, la presentación correcta y a la temperatura idónea. Y por último, hazles ver que correr dando el servicio de comida ofrece una imagen bastante dudosa. Mientras se sirve el menú en un evento no es necesario correr, si todo está bien organizado y planificado de antemano.

Si el evento es fuera de tus instalaciones, elige bien el lugar

Para la correcta gestión de la restauración en un evento, el espacio juega, indudablemente, un papel importantísimo. Por ello, si la celebración no fuera a tener lugar en tu espacio o local, asegúrate de familiarizarte bien con el espacio, y de visitarlo a conciencia con antelación. Evitarás así complicaciones de última hora. Si además tuvieras la opción de elegir tú mismo el lugar, procura que sea funcional y sobre todo, que vaya acorde con la temática del evento.

La comida es importante y la bebida también

Decíamos más arriba que la comida ha de llegar a la mesa en las condiciones óptimas de temperatura, sabor, presentación y tiempo. Pues si presumes de saber cómo llevar a cabo una correcta gestión de la restauración en eventos, no subestimes la bebida. Al igual que las viandas, el tiempo en que esa bebida llega a la mesa, su presentación y su temperatura son esenciales para que la celebración sea un éxito. ¿De qué sirve que la comida haya sabido a gloria, si el tinto de la carne llegó con el pescado, o el café llegó frío?

gestión de la restauración en eventos

La presentación de la mesa es primordial

Y la de los platos y la de la bebida, como venimos indicando en este post. La mesa es lo primero que entra por los ojos, antes que los platos y que el local incluso. La decoración del espacio donde se va a celebrar el evento ha de ser impecable, y exactamente lo mismo ha de ocurrir con las mesas.

Por otro lado, dar una imagen de seriedad y de respeto al medio ambiente será un punto a favor para vuestro negocio gastronómico que el cliente agradecerá. En las mesas evita todos los accesorios de plástico innecesarios sustituyéndolos por otros materiales reciclables o retornables.

Ofrece un menú con todos los sabores

La gestión de la restauración en eventos engloba un aspecto que parece que dejamos siempre en manos de cocina, y no le damos más vueltas. Sí, efectivamente, la propuesta de menús puede ser más acertada si se ocupan de ello los cocineros. Pero el gestor del evento debe igualmente supervisar este tema. Por supuesto, la última palabra la tiene el cliente, que es quien finalmente elegirá el menú de la celebración. Pero si quieres triunfar con cualquiera de las opciones gastronómicas que vais a dar a elegir al cliente, ten en cuenta una cosa. No propongas menús monótonos que puedan resultar pesados. Es decir, revisa que en cocina hayan pensado en incluir todos los sabores -salado, dulce, amargo, ácido y umami- con el fin de crear una experiencia ágil, divertida, y llena de contrastes. Y si no fuera posible, al menos asegúrate de que haya un equilibrio perfecto entre dulces y salados intercalados a lo largo de toda la propuesta gastronómica del evento.

Guarda un as en la manga para las restricciones o alergias alimentarias

Un must: que las alergias o las intolerancias no te pillen de sorpresa. Para evitarlo, primero la planificación, asegurarnos de preguntar al cliente por las posibles restricciones alimentarias de los asistentes al evento. Y segundo, y puesto que siempre puede haber imprevistos de última hora, ten por norma disponer de un plan B con provisiones alternativas para aquellos asistentes que recuerden en el último minuto que no pueden tomar algún ingrediente.

Desde Manageat esperamos que estos consejos sobre la gestión de la restauración en eventos y celebraciones puedan resultarte útiles en tu negocio. En el próximo post te explicaremos qué son los grocerants o mercaurantes y la importancia que están adquiriendo en nuestros días.