El análisis y gestión de datos en restaurantes es, como en casi cualquier otro tipo de empresa, una asignatura de las troncales que sin embargo no todos aprueban. Afortunadamente, cada vez es más común que los gerentes de negocios gastronómicos se preocupen por este tema y decidan invertir, aunque aún con cautela y ciertas reservas, una parte del presupuesto en data analysis.
El problema está en que buena parte de bares y restaurantes de los que existen actualmente han seguido aplicando los métodos tradicionales, que siempre han funcionado. Hasta ahora. Porque ahora todo es distinto. El mundo ha cambiado, y no solo en términos tecnológicos sino también por la fuerte globalización en la que estamos inmersos. Antaño nuestros clientes nos eran leales por muchas razones, pero una de ellas era indiscutiblemente que no existía tanta oferta. O que la oferta no era tan accesible como lo es ahora gracias a Internet. Hogaño la cosa cambia. Y casi tanto como mantener a nuestros clientes, debemos gestionar correctamente los datos. Porque quizá ésa sea ahora una de las pocas bazas que tengamos, ante un mercado con tamaña competencia.
Y puesto que en Manageat, tu equipo de profesionales del mundo de la gastronomía, sabemos de sobra la importancia que tienen los datos (o mejor dicho, la información), queremos hacerte ver cómo deberías convertir esos datos en un activo tan valioso como es la información sobre cualquier aspecto de tu negocio. Comenzamos.
¿Qué es la gestión de datos en restaurantes?
Aunque no te hayas parado a pensarlo, cada día que abres la puerta de tu local pasan por tu negocio cientos de datos que podrían servirte, bien manejados, para mejorar sustancialmente tus operaciones, rendimiento y productividad. La gestión de datos consiste en saber captar, almacenar, organizar y procesar esas micro-informaciones que nos llegan por diversos canales, para después convertirlas en información útil y valiosa para nuestra empresa.
En el caso de la gestión de datos en restaurantes, dichos datos nos llegan por diversas fuentes, por lo que tenemos que aprender a manejarlos, centralizarlos y encauzarlos correctamente. Desde la reseña de un cliente en una red social hasta el comentario hecho por un proveedor al hacer su entrega. Todo puede servirnos para optimizar nuestro negocio gastronómico.
¿Qué datos se pueden gestionar en un negocio gastronómico?
Pues en el caso de la gestión de datos en restaurantes u otros negocios del sector se podría recopilar y analizar casi cualquier cosa. Puesto que toda persona que tiene algún tipo de contacto con nuestro local puede convertirse en un cliente potencial o en una inestimable publicidad. O todo lo contrario, claro está. Grosso modo, éstos son los datos que pueden ser útiles para bares, restaurantes o departamentos de F&B:
- Datos sobre los clientes, incluyendo sus datos de contacto, pero también sus preferencias alimentarias, alérgenos, etc.
- Información sobre compras y almacén, para optimizar los recursos y reducir el desperdicio.
- Sobre los empleados: su rotación, su satisfacción, horarios, etc.
- Datos sobre reservas y ocupación. Esto facilita la previsión de nuevas reservas.
- Sobre la carta. Ya hemos hablado en muchas ocasiones sobre el menu engineering.
- Información financiera y de ventas (márgenes, beneficios, etc).
- Datos sobre la reputación del restaurante.
- Sobre nuestra Responsabilidad Social Corporativa (CSR), y cómo la perciben los demás.
- Históricos y estadísticas varias.
¿Cómo debo gestionar todos esos datos?
En primer lugar, es necesario ser consciente de que los datos son importantes para nuestro negocio gastronómico. Y por ello, hemos de intentar disponer de varios canales de captación de los mismos. Es obvio que la recopilación de datos de manera manual puede ser imposible, aparte de exasperante y contraproducente. Por lo que, en el caso de la recopilación de datos de clientes, lo ideal es hacer que ellos mismos sean los que nos faciliten la información oportuna. Como verás, aquí resulta imprescindible contar con una web atractiva y sobre todo, dinámica. Eso, entre otras muchas maneras de captación de datos como son las redes sociales, las apps, las newsletters, etc.
Por otro lado, es más que recomendable centralizar todos esos canales de captación de datos en una sola plataforma. Es decir, una base de datos centralizada que nos sirva para recopilarlos, almacenarlos y organizarlos adecuadamente. Es aquí donde entran los programas de gestión y los distintos software disponibles en el mercado, cada vez más prácticos y sofisticados.
Seguidamente, debemos monitorear los datos recopilados, es decir, hacer un seguimiento de los mismos, con el fin de obtener resultados concretos según las métricas que estemos manejando.
Finalmente, habrá que procesar los datos obtenidos y organizarlos de tal manera que nos proporcionen información concreta y específica sobre y para nuestro negocio gastronómico. Información que puede venir en forma de históricos sobre reservas, estadísticas acerca de los platos más vendidos, gráficos mostrando el aspecto sobre el que más se quejan nuestros clientes, entre otros.
No debemos olvidar, por último, que la formación del equipo es fundamental. Pues deben aprender a captar esos datos, introducirlos en el software utilizado, darles un uso correcto, y en fin, gestionarlos convenientemente.
¿Qué herramientas necesito?
Para acertar con la gestión de datos en tu restaurante, necesitas planificar bien cómo organizar tu sistema de información o ERP para que te permita optimizar tus procesos y operaciones. En este punto, te aconsejamos ponerte en manos de expertos en el tema para no dar pasos en vano. En Manageat sabemos cómo ayudarte en la gestión de datos, pues son años de experiencia en este campo. De hecho, disponemos de una herramienta que hemos creado nosotros mismos y que permite convertir todos esos datos de los que estamos hablando en información certera, funcional y muy valiosa. Hablamos de Trackeat. No dudes en solicitar información.
Además de todo esto, resulta imprescindible contar con un buen programa de gestión de reservas y si es posible, un CRM. Pero por supuesto, también te aconsejamos otras herramientas. Como, por ejemplo, un software de venta online (motores de reserva), un channel manager si dispones de numerosos canales de reserva, herramientas de gestión de la reputación o incluso algunas gratuitas y tan útiles como Google Analytics, que puede brindarte más información de la que crees.
Existen muchas herramientas más para gestionar almacenes, proveedores, horarios de los empleados, de todo, pero volvemos a recomendarte que antes de optar por algo que no conozcas, ponte en contacto con expertos en gestión de datos en restaurantes y negocios gastronómicos. Ya que de lo contrario, la implementación de los nuevos programas, el proceso de integración con otros software que ya utilices, y muchos procesos necesarios más pueden convertirse en una verdadera pesadilla.
¿Qué debo tener en cuenta en la gestión de datos de mi restaurante?
- Es necesario ser consciente de que la recogida y gestión manual de datos es imposible. Habrá algunos datos que deban ser introducidos de este modo, pero debe tenderse a que sean los menos posibles.
- Por otro lado, hay que tener en cuenta que la recopilación y el uso de datos no puede ser indiscriminado. A este respecto es obligatorio cumplir con la normativa vigente (Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal de 13 de diciembre (LOPD) y su Reglamento de Desarrollo RD 1720/2007).
- Asimismo, el almacenamiento de dichos datos debe ser seguro. No solo por el correcto cumplimiento de la normativa sino porque perderlos puede suponer una verdadera crisis para nuestro negocio gastronómico.
- Por esta razón, se tengan los datos en la nube o no, es totalmente recomendable realizar copias de seguridad periódicamente. Y por supuesto, custodiarlas como manda la ley.
- Por último, nuestro consejo es el de ponerse en manos de profesionales para que este proceso de implementación y aprendizaje sobre el manejo de datos e información sea lo más sencillo y menos costoso posible.
¿Cuáles son los beneficios para mi negocio gastronómico?
Muchos. Sin duda alguna. Porque la información es uno de los activos más valiosos con los que cuenta nuestro negocio. Y si no que se lo pregunten a Google, a Facebook, a Amazon…
- Mejora las estrategias comerciales. Sobre todo si cuentas con un buen CRM y una buena base de datos de clientes. Una correcta gestión de datos en tu restaurante te ayudará a dar en la diana (D2C) cada vez que hagas una campaña de mailing, por ejemplo. O incluso permitir que te anticipes a las long-term trends o tendencias más a largo plazo.
- Incrementa la productividad. Por descontado. Si las operaciones van viento en popa, la productividad y el rendimiento se optimizan.
- Fideliza a tus clientes. Ofrecerás mejores experiencias al cliente. Y es que la información que obtendrás te servirá para aprender mucho sobre su comportamiento.
- Propicia una mayor satisfacción entre tus empleados. Porque también se puede medir la motivación y la satisfacción de tus empleados. Aunque a lo que nos referimos es al hecho de que cuando todo fluye, tendremos clientes más satisfechos. Y del mismo modo, junto con otros factores, nuestros empleados lo estarán también.
- Optimiza la captación de más datos. La correcta gestión de datos de tu restaurante o negocio gastronómico favorecerá que puedas recopilar aún más datos. Y de una manera mucho más fácil y competitiva.
- Facilita la integración de datos con terceros. Como te decíamos más arriba, la integración puede ser ciertamente complicada. Más aún si hemos de facilitar parte de nuestros datos a terceros (como por ejemplo, a nuestra gestoría contable). El hecho de disponer de toda esa información almacenada y organizada será todo un adelanto.
- Acelera la transformación digital de tu empresa. Uno de los beneficios más importantes, ya que sin datos no hay digitalización. Y sin digitalización hay pocos datos que valgan.
