Un POS para restaurantes es un elemento esencial para cualquier empresa del sector, y una herramienta de la que raramente algún negocio gastronómico sea capaz de prescindir hoy en día. Sin embargo, puede que tu POS se esté quedando obsoleto y necesites o bien actualizarlo si es posible, o simplemente adquirir otro más completo y competitivo.
Por estas razones, hoy en Manageat vamos a tratar de resumir los factores y elementos esenciales a los que debes prestar atención antes de decidirte por un nuevo POS para tu restaurante. Porque no estamos hablando de un simple hardware y software de procesamiento de pagos, sino de un aliado de tu negocio que te puede ayudar con muchas otras funciones. Comenzamos.
Qué es un POS para restaurantes
El POS o punto de venta (point of sale) es un software que se utiliza para ayudar en la administración básica de un establecimiento comercial. En el caso de los restaurantes y negocios gastronómicos, el POS realiza diversas funciones muy útiles para la gestión de la empresa. La principal sería la gestión de pagos, pero también proporcionar otras utilidades como serían, por ejemplo:
- Gestión de pedidos y su reenvío directo a cocina.
- Control del flujo de las mesas y estado de cada una de ellas.
- Manejo y gestión del inventario, avisando cuando puede haber escasez de un producto.
- Gestión del delivery y take-away, si contamos con este servicio en nuestro negocio.
- Permite el pago de diversos modos, más allá de las clásicas tarjetas bancarias.
Los POS para restaurantes, por otra parte, pueden venir en distintos formatos. Móvil, es decir, en forma de aplicación para teléfonos o tablets. O de mostrador, que son aquellos que suelen estar en las la caja registradora de la barra de algunos locales. También hay POS de mesa, hardware que se coloca en las mesas del local y en donde es el cliente quien pide y paga desde ahí. Y por último, POS en la nube, que es la alternativa al antiguo multipuesto, y que se antoja ideal para aquellos negocios gastronómicos que gestionen varios locales.
Qué debes tener en cuenta antes de elegir un POS para restaurantes
Desde nuestra experiencia en la gestión de negocios gastronómicos y departamentos de A y B, a la hora de elegir un POS para tu restaurante, te recomendamos tengas en cuenta los siguientes aspectos:
Usabilidad
Un POS para restaurantes debe ser fácil de usar tanto para los empleados como para los clientes. Una interfaz intuitiva, rápida y sencilla puede mejorar significativamente la eficiencia, sobre todo porque ayudará a reducir los tiempos de espera. Del mismo modo, si el punto de venta en cuestión presenta dificultades de uso puede incluso causar molestias indeseadas a los clientes, como por ejemplo, tener que repetir una operación de pago por haberse confundido en algún paso.
Pedidos e inventario
Lo ideal es que el POS realice adecuadamente estas funciones. Los pedidos, por descontando, deben poder ser realizados con rapidez, claridad y sencillez, tanto si es el camarero quien los ejecuta desde la barra, como si es el propio cliente quien lanza su propia comanda desde la mesa. Igualmente, un POS que no controle correctamente el inventario y no nos avise cuando algún producto está por debajo del mínimo estocaje establecido, mejor valorar otras opciones.
Facilidad en la implementación
Un aspecto fundamental a la hora de adquirir un POS para tu restaurante. Cierto que no es lo principal, pero sí que tiene su importancia. Ya que si el proceso de implementación es complicado y más largo de la cuenta, causará molestias a los clientes, pero también puede que desmotive a los empleados y les complique en la realización de sus tareas.
Compatibilidad con tu hardware
Otra de las cosas a tener en cuenta antes de un POS es que debería ser compatible con el hardware existente en el restaurante (impresoras, escáneres. etc.). Puesto que si no es así, la inversión en otro hardware que se adapte a este nuevo software puede multiplicar el coste sustancialmente.
Posibilidad de integración
Asimismo, un POS para restaurantes tendría que poder integrarse fácilmente con otros sistemas, como por ejemplo, los sistemas de reservas, los de pedidos online, o por ejemplo, los programas de fidelización. Esta integración nos ayudará a mejorar la eficiencia y la rentabilidad del negocio gastronómico.
Elaboración de informes de ventas
Otro de los puntos clave en los que te debes fijar es en la capacidad del POS generar informes sobre ventas, los inventarios, y otros aspectos importantes del negocio gastronómico. Cualquier informe, análisis o estadística disponible en un POS nos puede ayudar a la hora de tomar decisiones sobre la gestión; con lo cual, cuanto más ofrezca, mucho mejor.
Personalización
Puestos a pedir, sería algo bastante aconsejable que el POS se pudiera personalizar con la imagen de tu cafetería, bar o restaurante. Pero sobre todo, de acuerdo a las necesidades específicas de tu negocio, como incluir unos determinados menús especiales, descuentos puntuales, promociones de cualquier tipo, programa de fidelización, etc.
Seguridad en los datos
Éste sí que es un factor que no puedes pasar por alto. La seguridad de los datos es fundamental en cualquier negocio. El POS para restaurantes debe cumplir con los estándares de seguridad marcados por la legislación vigente, con el fin de proteger tanto los datos de los clientes como de los empleados.
Servicio postventa y mantenimiento
Esencial que el proveedor del POS ofrezca algún tipo de soporte técnico y/o mantenimiento para garantizar que el punto de venta funcionen sin problemas. No contar con este servicio puede suponer un importante quebradero de cabeza en más de una ocasión.
Coste
Cuando hablamos del coste de un POS nos referimos no sólo al precio de su adquisición, sino también al de su mantenimiento. Lo habitual es que un POS móvil o los que trabajan en la nube tengan un precio de adquisición bajo, pero después su mantenimiento sea algo más costoso. Justo lo contrario es lo que suele ocurrir con los POS de mostrador y los de mesa, cuyo precio principal, digamos, es el que se paga en el momento de adquirirlos. Valora bien este aspecto a la hora de comprar.
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Probablemente existan otros factores que puedan ser relevantes para que el POS para restaurantes se ajuste perfectamente a las especificidades de tu negocio. Pero para ello, habría que saber cuáles son esas necesidades específicas. Si necesitas algo más de inspiración, estaremos encantados de atender tus consultas.
