El diseño de procesos en restauración es el eje fundamental de todo negocio gastronómico. Conseguir la optimización de todos los eslabones de la cadena de este proceso puede antojarse utópico, pero se puede lograr. Siempre con un continuo esfuerzo, control y supervisión que garantice que todo va encadenándose a la perfección. Hoy en Manageat, siempre comprometidos con ofrecerte los mejores consejos sobre gestión gastronómica, te contamos nuestras ideas y reflexiones sobre cuál es la mejor manera de optimizar el diseño de procesos en restauración. Para que descubras y analices algunos aspectos a los que quizá hasta ahora no les habías prestado la atención suficiente, y que sin embargo, son un elemento esencial de la operativa de los negocios gastronómicos.
Diseño de procesos en restauración: objetivo mejora continua
Ante todo, y como todo en la vida, aquello que hacemos lo tenemos que hacer siempre con miras a un objetivo definido. En contra del pensamiento común y habitual que toma como fin último de la empresa la obtención del simple beneficio, lo ideal sería ponerse como objetivo la perfección de nuestra obra. Es decir, hacer las cosas bien por el mero placer de hacerlas bien. Aunque, poniendo los pies en la tierra, más que en la perfección -si es que existe-, la satisfacción se encuentra en el camino hasta llegar a ella, en el empeño en la mejora continua. Ahora apliquemos este pensamiento al diseño de procesos en restauración.
Qué es el Lean Management
El lean management es una filosofía de gestión que tiene su origen en el lean manufacturing. Es decir, es un concepto de management que toma sus principios de la eficacia del proceso productivo en la industria de la manufactura. Si traducimos el término al español, quizá su esencia no nos parezca tan convincente. Gestión ajustada o gestión de ajustes, siendo el término original en inglés el que abarca mejor las connotaciones del término. Y es que el lean management busca optimizar el diseño de procesos en restauración a través de la mejora continua y la búsqueda de la maximización de valor percibido por el cliente. Pero sobre todo, minimizando las pérdidas y reduciendo recursos innecesarios, es decir, utilizando los recursos justos para el desarrollo de los procesos, ni más ni menos.
Así, los principios del lean management, aplicado a la gestión de los negocios gastronómicos, persiguen la optimización del diseño de procesos en restauración a través del análisis y control de una serie de puntos clave. A saber, mejorar las previsiones de demanda, gestionar eficazmente las compras, general el menor stock posible, producir o elaborar lo justo en el momento justo (producción just in time), reducir los tiempos del proceso y, por último, supervisar y buscar continuamente las posibles áreas de mejora.
Sin duda, esta técnica de gestión comporta una serie de ventajas, además de la clara mejora en el diseño de procesos en restauración. Las más destacables son la reducción de costes, la minimización del desperdicio de alimentos, la optimización de los tiempos y el uso mejorado de los recursos, incluyendo los recursos humanos. Pero además de esto, de manera global observaremos una mejor fluidez de los procesos en restauración y lo más importante, una mayor satisfacción del cliente.
Aspectos a tener en cuenta y puntos clave para mejorar el diseño de procesos en restauración
Como acabamos de ver, el lean management es una concepción gestora que bien puede ayudarnos a conseguir un óptimo diseño de procesos en restauración a través de sus principios de “ajuste”. De cualquier modo, nos basemos en éstos u otros planteamientos, lo que debemos tener siempre en mente para lograr nuestros objetivos es una serie de puntos clave y aplicar los siguientes consejos.
Identificar las áreas de mejora en cualquier punto del proceso
Porque antes de actuar y poner remedio, lo ideal es siempre prevenir. Para identificar esas áreas susceptibles de mejora o que puedan ser origen de errores debemos establecer una política de supervisión que nos permita localizar rápidamente la más mínima anomalía en cualquier punto del proceso. Contrariamente a lo que podamos pensar, un diseño de procesos en restauración abarca todo aquello que ocurra desde el mismísimo instante en que hacemos la compra. Es decir, incluye el transporte de los productos o materias primas desde el proveedor hasta nuestro local. Además, como es lógico, forman parte de ese proceso esa gestión de compras, la recepción de productos, la correcta gestión de almacén y cámaras frigoríficas. Y por supuesto, el manipulado correcto de alimentos, su elaboración, preparación y servicio, y por último la gestión de los residuos o de la comida sobrante.
Ofrecer una formación continua y evitar la rotación del personal
Quizá uno de los aspectos más importantes en el diseño de procesos en restauración: en capital humano. Por mucho que automaticemos la operativa de nuestro negocio gastronómico, siempre hay detrás una persona. Por ello, la correcta gestión de ese equipo humano es más que primordial. Es, así, conveniente implementar una política de formación continua, para que nuestros trabajadores se sientan siempre útiles y motivados. Y sobre todo, idear una estrategia de incentivo para evitar la rotación del personal. Invertir en nuestros trabajadores y que después nos abandonen no traerá más que perjuicios a nuestro restaurante.
Reducir el desperdicio de alimentos
Un aspecto fundamental en los tiempos que corren y al que debería habérsele dotado de mayor importancia mucho antes. Son toneladas de comida las que se desperdician en los hogares cada año. Demos ese ejemplo tan necesario con una óptima gestión de los alimentos en restaurantes y negocios gastronómicos. Sobre el Zero Waste profundizaremos en un post más adelante.
Renovarse, digitalizar y automatizar
En la medida de lo posible, claro está. Es decir, nos referimos a que, para un mejor control global de nuestro negocio gastronómico, el diseño de procesos en restauración debería incluir la digitalización. Esto nos permitiría almacenar y gestionar adecuadamente datos e información que sin esa digitalización sería casi imposible recabar. Y automatizar aquellos puntos del proceso operativo que lo permitan, con el fin de reducir tiempos. Pero siempre con la supervisión de una persona del staff.
Minimizar los tiempos de preparación, de servicio y de espera
Acabamos de incidir en la importancia de reducir los tiempos de preparación de un plato. Pero es igualmente necesario minimizar los tiempos de servicio en sala, y al mismo tiempo, el tiempo que el cliente tiene que esperar. Así, obtendremos dos beneficios de una vez: reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.
Mejorar las previsiones de la demanda
Esencial en el diseño de procesos en restauración. Y para ello, nada más útil que la digitalización. Lograr unas previsiones cada vez más ajustadas nos aportará una serie de beneficios que no son nada desdeñables. Y es que nos ayudará con la optimización de las compras, lo que a su vez repercutirá positivamente en la gestión de almacenes e inventario. Asimismo, y sirviéndonos de las buenas prácticas que nos exigen los APPCC, llevar un exhaustivo control de proveedores y de incidencias nos permitirá identificar esos posibles errores en la cadena de productividad.
Escuchar siempre las sugerencias de los clientes
Y también los de los trabajadores, tratando siempre de fomentar su participación en el devenir del negocio gastronómico. Es innegable que los distintos puntos de vista tanto de unos como de otros nos aportarán información muy valiosa. Sea en forma de crítica, queja o alabanza, debemos estudiar detenidamente estos datos, digitalizarlos, tomárnoslos en serio y utilizarlos para mejorar.
Monitorizar y evaluar todo el proceso
Con asiduidad o con una frecuencia determinada. El diseño de procesos en restauración implica un control continuo y una adecuada supervisión de cada una de las áreas involucradas en él. Resulta muy útil, por otro lado, parametrizar todo lo que sea posible. Como siempre, volvemos a la máxima de que todo se gestiona mucho mejor con datos e información, así que no los ignores.
