A estas alturas ya deberías tener más que claro que un buen software para restaurantes es una herramienta imprescindible en la gestión de tu departamento de A y B o en tu negocio gastronómico. Te lleves mejor o peor con la tecnología, apuestes menos o más por la digitalización, ya sabes de sobra que no podrás resistirte mucho tiempo más a las bondades que te proponen algunas soluciones específicas para la hostelería. De hecho, y a no ser que estés requeteanclado en la tradición más absoluta (la caja registradora y la libreta de comandas autocopiante), lo normal es que ya dispongas en tu negocio gastronómico de aplicaciones varias de software para restaurantes.
En Manageat, tus expertos en gestión gastronómica, queremos hablarte sobre lo que significa contar con un software apropiado, los que hay, para qué sirven, cuáles son sus múltiples ventajas, y cómo elegir el que más te conviene. Estamos seguros de que te va a interesar. Comenzamos.
Qué es exactamente un software para restaurantes
Como ya sabes, un software es una aplicación informática destinada a ofrecer soluciones a toda clase de usuarios, privados o profesionales, y que trata de cubrir unas necesidades determinadas sobre uno o varios aspectos a la vez.
En el caso de la restauración, existen numerosos programas de todo tipo que tratan de abarcar, en su mayoría, las principales funciones de un negocio gastronómico. Sin embargo, y como es comprensible, siempre queda algún aspecto al descubierto. Y no porque el software para restaurantes en cuestión no sea eficiente, al contrario; sino porque es prácticamente imposible que un único programa pueda hacer frente a todos los requerimientos que conlleva la gestión de una cafetería, bar, restaurante o departamento de A y B.
Así, más que recomendarte uno u otro (que casi todos son bastante aceptables), lo que te aconsejaríamos sería que valores la posibilidad de utilizar varios software para restaurantes. Dependiendo, como es lógico, de las necesidades de tu negocio gastronómico.
Tipos de programas que deberías considerar
Existen soluciones básicas y fundamentales con las que tu gestión mejorará notablemente, y de las que no podrás separarte una vez las hayas probado.
- Software de gestión y reservas. El imprescindible en cualquier negocio gastronómico. Las funciones que debería tener son: gestión de las reservas, pagos (POS), facturación y contabilidad, control de inventario, y elaboración de análisis e informes a partir de los históricos existentes. Aparte, sería más que apreciable que contara con un buen CRM, que te permita optimizar la relación con tu clientela y, sobre todo, poner en marcha un programa de fidelización adecuado. Los programas de gestión, por otro lado, pueden ser personalizables o venir en formato estándar. En cualquiera de los dos casos, lo importante es que su implementación sea sencilla y que, a su vez, ofrezca la posibilidad de adaptarse e integrarse fácilmente al resto de programas con los que cuentes en la actualidad o pretendas contar en un futuro.
- Pagos digitales. Otra solución para restaurantes de las más necesarias. Ya te habrás percatado cómo ha subido esta opción de unos años a esta parte. Además del efectivo, el cliente ahora dispone de diversas formas para abonar su cuenta en tu local u online. Bizum o similares; tarjeta, móvil o smartwatch; PayPal o cualquier otro procesador de pagos, etc. Por ello, tanto en tu local como en tu web necesitas una solución, una pasarela de pagos que permita aceptarlos en todos los formatos.
- Bots para reservas. Hablamos de chatbots con una finalidad informativa o incluso comercial lanzando ofertas a los visitantes de tu página. Este tipo de software para restaurantes puede ser integrado en tu web de reservas o como chatbot telefónico.
- Gestión de la reputación online. Puede ser bastante útil cuando tengas un alto volumen de reseñas en las distintas plataformas, redes y demás. La principal valía de este software para restaurantes, más allá de informes y analíticas, es que te permitirá detectar errores y áreas de mejora que, de otro modo, habría sido mucho más complicado.
- Software para yield management. Quizá no estés aún muy familiarizado con el tema. Si gestionaras un hotel, otra cosa sería. Y es que los principios del yield management te pueden ayudar a optimizar tus beneficios. ¿Cómo? Estableciendo el precio adecuado para el cliente adecuado en el momento adecuado. Es, grosso modo, lo de vender tu menú a un precio el fin de semana y a otro entre semana; o a un precio en comedor y a otro distinto en terraza. ¿Por qué no aplicamos esta filosofía el resto del tiempo y optimizamos, así, todo nuestro trabajo?
Por supuesto, hay muchas otras soluciones para negocios gastronómicos. Algunas quizá algo menos funcionales (por el momento) y posiblemente más sofisticadas. Como puede ser un programa de realidad virtual o la tecnología eye-tracking, y todo lo que entrará en breve gracias a la IA. Pero de eso ya hablaremos en otra ocasión.
Ventajas de utilizar un software para restaurantes
- Automatización de las operaciones. Lo que le facilitará mucho la vida a tus empleados, y sin duda, mejorará la gestión en general.
- Descarga de tareas al empleado. Quien se verá con más tiempo para realizar su trabajo correctamente.
- Centralización de tareas. Incluso aunque gestiones varios locales a la vez.
- Minimización de errores. Pues quedará un registro de lo que se ha hecho, pedido, reservado, etc., lo que reducirá posibles errores por falta de información, por ejemplo.
- Reducción de los tiempos de servicio. Si en el momento en que el cliente pide, simultáneamente se recibe la comanda en cocina, imagina cómo será la optimización de ese tiempo tan valioso tanto para ti como para el cliente.
- Optimización del espacio. Igualmente, un software para restaurantes nos mostrará en todo momento la ocupación real o prevista para una fecha u hora determinada. Esto evitará el overbooking o incluso el efecto contrario.
- Clientes más satisfechos. Porque todo repercute finalmente en la satisfacción del cliente. Y si todo va bien, el cliente lo agradece.
- Obtención de informes. Análisis, informes, predicciones que serán muy valiosas para la gestión de nuestro negocio gastronómico.
Cómo elegir el software adecuado para tu negocio
Elegir el software más adecuado y ajustado a tu negocio puede parecer una tarea fácil. Pero la realidad es que debes valorar bien todos los pros y contras antes de decidirte a dar el paso. Por ello resulta esencial no tomarse la elección a la ligera y tener en cuenta varios aspectos y consideraciones previas antes de comprar.
Qué tipo de negocio gestionas
Como bien sabes, no es lo mismo un bar de tapas que un restaurante de carta, una pizzería que solo sirve comida para llevar, o un restaurante de bufé libre. Aunque todos estén dentro del mismo gremio y su actividad principal y producto central sea la comida, el servicio que prestan y su modelo logístico difieren considerablemente.
Así, un software para un bar que sirve tapas con la consumición o raciones probablemente sea poco útil para un restaurante, y viceversa. La principal razón es que el bar no realizará reservas de mesa o barra, y sin embargo, las reservas anticipadas constituyen para el restaurante una buena parte de sus ventas. Del mismo modo, el desarrollo de operaciones de un bufé libre no tiene nada que ver con las de un negocio de comida para llevar, y por lo tanto, posiblemente no elegirán el mismo software para restaurantes. O al menos, no se le requerirá la misma información en lo que a datos se refiere.
Necesidades específicas de tu bar o restaurante
Derivado de lo que acabamos de comentar, se deduce que no van a tener las mismas necesidades el bar que solo sirve en barra, que aquel que tiene bar, barra, mesas, carta, menú del día y, además ,comida para llevar. En este caso, el primero de los negocios no necesitará elegir el software para restaurantes más completo del mercado. Porque no podrá sacarle el rendimiento esperado, y acabará convirtiéndose en un gasto innecesario e improductivo. Un gastrobar que solo sirva tapas frías seguramente no hará uso de la función de dispatcher entre camareros y cocina. Al igual que una micropyme familiar o un autónomo sin empleados a cargo no considerarán esencial el control de horarios, turnos y horas fichadas del personal. Y sí será interesante, sin embargo, para un restaurante con varios trabajadores.
Por otra parte, el control de stocks y almacenes constituirá una necesidad prácticamente para todos los negocios relacionados con la gastronomía. Y lo mismo debería suceder con la función de control de proveedores o pedidos. De otro lado, el manejo y gestión de las reservas no será imprescindible en cierto tipo de locales de paso o de tapeo, en donde no se aceptan reservas. Cosa bien distinta es el control de mesas, que habrá de ser siempre exhaustivo para evitar duplicidades o errores en comandas.
Aspectos a tener en cuenta
En definitiva, los principales aspectos que deberás tener en cuenta antes de elegir algún software para tu restaurante serán, a grandes rasgos, los siguientes:
- Si necesitas o no que las notas de camarero pasen directamente a cocina.
- Dentro del control de almacenes o stock, si te convendría o no incluir una función para la previsión de pedidos, o si prefieres seguir tu dinámica habitual.
- Aplicación para fichar, controlar horarios, turnos, etc., si lo ves adaptable o no a tu negocio. Y por otro lado, la opción de multiusuario, que casi todos los programas ofrecen.
- Tendrás que decidir si aparte del control o libro de reservas (en papel o digital) necesitarás un programa de reservas online. En nuestra opinión, este aspecto es esencial ya que aunque no hayas pensado en crear ya tu web o en aceptar reservas online, quizá más adelante te veas obligado a hacerlo. Cualquier canal de reservas es buena opción y no debería descartarse a la ligera. Por ello, cuando elijas software para tu restaurante, fíjate en que, si no ahora en un futuro, sea compatible con la gestión de reservas online.
- Facturación y pagos TPV. Esto es, sin duda, un factor elemental para cualquier software de ventas. Lo que deberías valorar es si el programa realiza un seguimiento de dichas ventas, si guarda históricos, y si puede proporcionarte informes o estadísticas.
- Valora implantar un CRM para mejorar la experiencia de tus clientes. Hoy en día es muy aconsejable, y cada vez irá tomando mayor importancia en cualquier negocio. Fidelizar y mantener a un cliente es, como ya os hemos dicho en otras ocasiones, mucho más fácil y rentable que conseguir uno nuevo.
- Es imprescindible que el software para restaurantes que adquieras esté actualizado y que te ofrezca un servicio posventa fiable.
Extras de un software para restaurantes que podrías valorar
Para gustos, colores. Y lo mismo ocurre con este tipo de productos. Hay algunos aspectos de estos softwares para restaurantes y/o bares que no suelen resultar imprescindibles, pero que pueden aportar un valor añadido. Por ejemplo, disponer de un monitor con pantalla táctil, que no es un must pero puede acortar los tiempos en barra. Puedes optar también por un software que pueda manejarse desde la nube, para tener el control de tu negocio en todo momento y desde cualquier lugar. Otra función que traen algunos software es la de integrarse con otras aplicaciones, como la vídeo-vigilancia, por ejemplo. O la de controlar las propinas, aunque ésta podría resultar quizá algo invasiva.
