Llevar una adecuada gestión de proveedores en restaurantes, negocios gastronómicos y departamentos de A y B es una de las prioridades que se deberían tener en cuenta en todo momento. Y que, por el contrario, se descuidan mucho más a menudo de lo que sería conveniente.
En hostelería y restauración, estamos de acuerdo, la prestación de servicios tiene un papel crucial. Sin embargo, no deberíamos, por ello, dejar el producto a un lado o darle menos protagonismo del que tiene. Pues bien, si la gestión de los proveedores en nuestro restaurante no es la correcta, entonces esta circunstancia podrá repercutir también, y mucho, en la calidad de nuestros productos y servicios.
Hoy en Manageat nos paramos a analizar las claves para conseguir una óptima gestión de proveedores en restaurantes. Así que si no tienes muy claro cómo mejorar tu relación con ellos o cuáles son los aspectos a tener en cuenta a la hora de apostar por unos u otros, sigue leyendo.
Elige bien a tus proveedores
Es obvio que el primer paso es dar con los proveedores adecuados o los que mejor se ajusten a las necesidades de nuestro negocio. Por supuesto, todos podemos confundirnos al depositar nuestra confianza (y en gran parte la reputación de nuestro negocio) en un proveedor determinado; es inevitable. Por ello, antes de elegir, tengamos en cuenta algunos aspectos.
Por ejemplo, si son productores, o simplemente intermediarios o distribuidores. Si tienen delegaciones en la zona o si se trata de un fabricante o productor local; cuáles son los productos que tienen en su oferta o si pueden garantizar un stock o una alternativa viable en caso contrario.
Mantén un registro detallado
En el que deberá aparecer nombre y datos de contacto y de facturación, persona de contacto, fecha desde la que colaboramos con el proveedor en cuestión, y el producto con el que nos proveen. Algo que no falta en ningún manual de calidad que se precie. Todo esto, aparte y más allá de las obligaciones legales con relación al plan de control de proveedores del sistema de APPCC, en el que deberás tener bien documentados a todos tus proveedores así como las posibles incidencias acaecidas.
El registro que nosotros te animamos a hacer es más a nivel comercial de cara a una mayor fluidez en nuestro negocio gastronómico.
Firma un acuerdo de colaboración
Siempre que sea posible, es muy aconsejable para llevar una correcta gestión de proveedores en restaurantes. Aunque un contrato verbal tiene prácticamente la misma validez, es buena idea que quede constancia de las cosas.
Así, siempre que surja alguna duda, puedes acudir a vuestro acuerdo y ver formas o plazos de pago, procedimiento de devolución o cualesquiera otras condiciones que hubieráis acordado en un principio y que han de estar disponibles para su consulta cuando se necesite.
Negocia con ellos
Más allá del acuerdo que se tenga, en la gestión de proveedores en restaurantes también cabe la negociación. Por ejemplo de precios, si algún producto ha variado con respecto a otras temporadas. O en facilidades de pago, si se realiza un pedido mayor al habitual. Imaginación y dotes comerciales, pero eso sí, con honradez y procurando que todo el mundo gane.
Controla pedidos y posibles incidencias
De obligado cumplimiento de nuevo por el sistema de los APPCC. Aunque esto no deja de ser un registro demasiado automático y al que poco acudimos para consultas sobre proveedores. Además, suelen ser siempre las mismas personas (normalmente departamento de cocina) quienes manejan estos registros. Con lo cual, directores, gestores, propietarios o cualquier empleado no tienen por qué estar al tanto de la relación con ellos, o de si las incidencias son recurrentes. Y es un aspecto importante disponer de esta información si pretendemos llevar una adecuada gestión de proveedores en nuestro restaurante.
Por cierto, a este respecto es esencial realizar siempre los pedidos por escrito. Así no habrá cabida para errores, malentendidos o descuidos, quedando constancia para ambas partes.
Mantén una comunicación directa con un solo interlocutor
Si es posible y a largo plazo. Esto evitará situaciones indeseadas, confusiones, etc. Y por otro lado, ayudará a que la comunicación sea más fluida y por lo tanto, la resolución de problemas sea más ágil. Un eslabón en la cadena de operaciones de tu negocio gastronómico, que, como cualquier otro, debe funcionar correctamente para conseguir el éxito del negocio y la satisfacción del cliente.
Digitaliza lo que puedas
Es decir, existe una gran oferta de software para restaurantes y algunos de ellos disponen de funciones para el control de compras y proveedores. Si necesitas ahorrar tiempo, piensa en esta utilidad a la hora de elegir cómo digitalizar tu negocio gastronómico.
Trata a tu proveedor como un cliente potencial
Ya no hablamos únicamente de que la gestión de proveedores en tu restaurante, negocio gastronómico o departamento de A y B vaya bien. Hablamos de que cualquier persona que atraviese la puerta de tu local o visite tu web, por el motivo que sea, es un cliente potencial. O al menos publicidad gratuita de tus servicios. Y lo que más nos gustaría es que fuera positiva, ¿verdad? Por ello, trata de que tus proveedores estén tan encantados con tu negocio gastronómico como lo están tus clientes.
